Ineffektivitetsdrivare

Mötesinflation

Det är för många möten på allt för många arbetsplatser! Varför har det blivit så? Säkerligen en del av ”mjukiskulturen” där allt ska pratas om i olika styrgrupper och alla ska hela tiden känna sig delaktiga. Nu säger jag absolut inte att toppstyrning är bra eller att alla möten är dåliga. Det är dock för många gruppmöten. Istället för att chefer ägnar massor av tid åt gruppmöten och administration skulle det bästa resultatet av tidsprioriteringen nås genom enskilda möten med ”kunderna” och enskilda utvecklingsmöten med medarbetare. Och engagerade medarbetare avgör hur ett förändringsarbete faller ut. Därför avslutas också min bok ”En stund på jorden” med en egen utvecklad engagemangsekvation.

Gunnar Wetterberg skriver en läsvärd krönika i Expressen som jag bifogar nedan. De svåra, men viktiga, förändringarna kräver ett tydligt metodiskt och uthålligt förändringsarbete.

”Då lärde jag mig skillnaden mellan olika slags reformer. Skatter och socialförsäkringar kan man ändra från det ena året till det andra.”

”Det är bara att pilla i paragraferna och programmera om Försäkringskassans eller Skatteverkets datorer, så måste folket rätta och packa sig efter det nya. Det är mycket värre med skolan, sjukvården, äldreomsorgen eller polisen. Där kan statsmakterna utfärda vilka ståtliga proklamationer som helst, innan vardagen förändras måste hundratusentals medarbetare bestämma sig för att ändra sina vanor och rutiner. Apparaterna är inte ostyrbara, men förändringar tar tid. Och det måste till många chefer som ser till att visionerna når verkligheten. I detta är pengar nödvändiga, men långtifrån tillräckliga. Det skulle behövas en debatt om vad vi förväntar oss av cheferna.”

”Men det handlar om att våga säga emot påbud uppifrån. Varje chef har ansvaret för att medarbetarna inte ska behöva jobba i onödan. Det betyder att man ibland måste ifrågasätta högre chefers och politikers infall och nycker. Vad ska det tjäna till? borde vara en av vardagens vanligaste motfrågor. I synnerhet borde seglivade övertidsberg ringa en varningsklocka. Om man inte är tillräckligt många för att klara alla uppgifter måste chefen tala om vad man måste avstå ifrån.”

”Inte minst gäller det mängden skrivarbete. Många känner resignerat igen sig i Linda Jernecks skildring av sjukvården häromveckan. När jag arbetade på Svenska Kommunförbundet gjorde statistikchefen Cecilia Etzler en heroisk insats för att hålla igen alla enkäter och undersökningar som olika myndigheter ville bombardera verksamheten med. Gång på gång kunde hon visa att det man ville veta redan fanns i befintliga register – eller var statistiskt meningslöst att fråga efter. Det blir löjeväckande när statliga myndigheters inspektioner går ut på att undersöka om rätt sorts måldokument har upprättats. Inspektionerna borde snarare ställa frågan om de verkligen behövs – och föreslå statsmakterna att avskaffa dem, om det är därifrån beställningen kommer.”

”Allt detta förfogar inte varje chef över, men däremot bär de ansvaret för sammanträdesraseriet. Det mesta kan klaras ut direkt mellan chefen och medarbetaren – varför öda andras tid på onödiga och utdragna möten?”

https://www.expressen.se/ledare/gunnar-wetterberg/mellancheferna-maste--bekampa-onodiga-moten/

Patrik Kronqvist, Expressen, beskriver väl hur den goda viljan ofta blir ett dyrt byråkratiskt problem. Politiker måste fatta att alla förslag som ska genomföras mer eller mindre driver administrationskostnader. Ska då politiken sluta driva på förändringar? Nej, men det är rimligt att för varje ny idé som driver administration ska två av de befintliga administrationsdrivarna bort! Och den viktigaste administrationen är administrationen kopplad till det ständiga förbättringsarbetet! De ska handla om förbättringar för kärnverksamheten. Det är bara ett metodiskt förbättringsarbete som kan driva fram ständiga effektivitets och produktivitetsförbättringar. 

”Hur uppkommer all onödig administration egentligen? I högtidstalen vill ju politikerna alltid att tjänstemännen ska få ägna sig åt de viktiga frågorna.”

”– Sänkta elpriser. Det här handlar om snabba åtgärder som man ska kunna vidta här och nu, så att de ska få omedelbar effekt. Men den tydligaste effekten är bara en massa byråkrati. Närmare 200 myndigheter ska varje månad (!), hela vintern, rapportera vilka åtgärder man vidtagit och den elförbrukning man haft.”

”Trots alla rapporter är det fortfarande oklart hur mycket el som uppdraget har sparat och om det ens haft en mikroskopisk påverkan på svenskarnas elräkningar. Men det är uppenbart att det går åt en hel del mänsklig energi och en massa skattepengar för att försöka uppfylla det.”

https://www.expressen.se/ledare/patrik-kronqvist/magdalena-anderssons-valflask-blev-ett-monster/

Vi har bara en kort stund på jorden, fyll den tiden klokt!